Hoe voorkom ik dat mijn nieuwsbrief als SPAM gezien wordt?

Hoe voorkom ik dat mijn nieuwsbrief als SPAM gezien wordt? Dat is een vraag die wij met enige regelmaat op onze support afdeling ontvangen. Helaas hebben we hier geen pasklaar antwoord op, want SPAM filters zijn continu in ontwikkeling doordat spammers zelf elke keer met nieuwe technieken komen om de filters te omzeilen. De beschreven technieken hieronder zijn geen definitieve oplossing voor het SPAM probleem, maar ze helpen je wel de kans vergroten om je e-mail/nieuwsbrief in Postvak IN terecht te laten komen.

Hoe werken SPAM filters?

De afgelopen jaren is de hoeveelheid SPAM (verzamelnaam voor ongewenste berichten) explosief toegenomen en juist daarom doen Internet Service Providers (ISP's) er alles aan om hun klanten te beschermen. Er worden inmiddels meerdere technieken gebruikt om SPAM uit de stroom inkomende e-mails te filteren, dit worden ook wel filtertechnieken genoemd.

Er zijn meerdere filtertechnieken, waarbij elke een eigen onderdeel van de e-mail beoordelen. Per onderdeel komt er een individuele score uit die vervolgens meetelt in de totaalscore. Op basis van deze totaalscore wordt een inkomende e-mail afgeleverd in het Postvak IN of in de map Ongewenste Mail. Dit systeem wordt ook wel het ISP filter genoemd.

Hieronder zie je een afbeelding waarin een ISP-filter staat afgebeeld. Alle e-mails komen bovenaan het filter binnen en met elke laag wordt de e-mail verder gefilterd. Hoe beter de score per laag hoe groter de kans dat jouw e-mail in het Postvak IN terecht komt.

Wat is een blocklist?
De eerste check in het ISP filter is om te controleren of het IP-adres van de verzende mailserver op een zogenaamde 'blocklist' staat. Een blocklist is een lijst van IP-adressen of domeinnamen van vermoedelijke spammers. Als het IP adres op zo'n blocklist staat dan wordt de e-mail vrijwel direct geblokkeerd. Er zijn twee manieren om op zo'n blocklist terecht te komen namelijk wanneer je een e-mail stuurt naar een spamtrap-adres (lok adressen welke gebruikt worden om spam te detecteren) of wanneer (in een korte periode veel) ontvangers van de mailing de spam-rapporteer knop aanklikken.

Wat betekent list hygiëne?
De tweede check is het meten van het aantal e-mail bounces afkomstig van de mailserver. Spammers werken over het algemeen met grote en vervuilde adressenbestanden, wanneer er dus veel ongeldige e-mail adressen worden gebruikt, krijgt de verzending een hoge SPAM score. Het is dus van belang om je adressenbestand zo schoon mogelijk te houden en de soft/hard bounces na elke mailing te controleren. Ons advies is om hard bounces direct uit het adressenbestand te halen en softbounces goed te controleren (in ons nieuwsbriefsysteem wordt dit automatisch geregeld).

Hoe beoordeelt een ISP de techniek van de verzending?
De derde check is het beoordelen hoe de techniek van de verzending zelf is.

De vier meest voorkomende fouten zijn:

1. Reverse DNS werkt niet; hiermee kan aan de hand van het IP-adres de domeinnaam worden opgezocht. Bij spammers is het vaak onmogelijk om de naam van de mailserver terug te vinden op basis van het IP-adres, dus als de reverse DNS niet werkt dan is dat voor een ISP verdacht.
2. Een bericht per connectie: een mailserver mag maar één bericht per connectie versturen, dus wanneer geprobeerd wordt om zoveel mogelijk e-mail berichten in één connectie te versturen dan verhoogt dit de spamscore aanzienlijk. Zelfde effect wanneer je een e-mail bericht wilt versturen met bv. 500 ontvangers in de BCC.
3. Reply-adres moet bestaan; wanneer een e-mail bounced dan wordt deze retour gestuurd aan het reply adres. Spammers gebruiken hiervoor vaak valse adressen dus het ISP filter checkt of het reply-adres daadwerkelijk bestaat.
4. Mailserver moet bounces accepteren; wanneer de mailserver geen bounces accepteert dan kan dit voor de ISP reden zijn om de mailserver te blokkeren.

Hoe beoordeelt een ISP de reputatie van een mailserver?
De vierde check die het ISP filter doet is het bekijken en bijhouden van het verzendgedrag van de mailservers. Op basis van deze resultaten krijgt een mailserver een reputatiee. Veel bounces of spamklachten, schaadt de reputatie van de mailserver.

Hoe beoordeelt een ISP de herkomst van een e-mail?
Als vijfde check wordt er gekeken naar de herkomst van de e-mail. De vraag hierbij is door wie is de e-mail écht verstuurd. Veel spammers vervalsen namelijk de herkomst van hun e-mails zodat ze niet gevonden en vervolgd kunnen worden. E-mailauthenticatie stelt ISP's in staat om redelijk zeker te zijn dat de e-mail van afzenderadres BedrijfX.nl ook echt afkomstig is van dat bedrijf. De drie technieken die hiervoor worden gebruikt zijn SPF (Sender Policy Framework), Sender ID en DKIM (Domain Keys Indentified Mail). Deze technieken worden allemaal toegepast in de DNS (Domain Name Server) van het domein, dit is opvraagbaar bij degene die je domein beheert. 

Op welke onderdelen filtert een ISP de content van je e-mail?
De laatste filtertechniek kijkt juist naar de inhoud van de e-mail in plaats van naar de technische elementen van het verzenden van de e-mail. De controle bestaat uit twee onderdelen, namelijk;

1. Controle op tekst: staan er woorden/teksten in die spammer ook vaak hanteren?
2. Controle op de HTML-codering: structuur van de e-mail is verkeerd

Anti-spam filters zoeken in de content van je e-mail naar woorden die veel gebruikt worden door spammers, zoals gratis, free en euro-tekens. Aan elk spam-gerelateerd woord/tekst/afbeelding kent het filter een bepaalde score toe. Zo heeft bijvoorbeeld het gebruik van een uitroepteken in het onderwerpveld van een e-mail een hoge spam-score. Al deze elementen worden bij elkaar opgeteld en wanneer deze boven een bepaalde drempel uitkomen dan wordt de e-mail als SPAM aangemerkt en kom deze bij de ontvanger in de map ongewenste e-mail.

Daarnaast wordt er als tweede stap ook nog naar de HTML code zelf gekeken. Als de code veel afwijkingen heeft, wordt dit als SPAM gezien. Spammers proberen namelijk met slimme wijzigingen de content filters te omzeilen.

Wat kun je zelf doen om ervoor te zorgen dat je e-mailing aankomt?
Met bovenstaande uitleg hebben wij geprobeerd om inzicht te geven in hoe een ISP-filter werkt en waar je e-mail op wordt beoordeeld. Best wel wat punten zijn hierbij van technische aard en niet altijd mogelijk om zelf aan te passen of om invloed op te hebben. Mocht je er toch vragen over hebben of wil je weten wat je er mogelijk toch zelf aan kan doen, neem dan contact op met degene die de DNS voor jouw domein beheert of het bedrijf waar je de mailingen mee verstuurd.

Hieronder wat tips die je zelf kan toepassen om zo je e-mail/nieuwsbrief een hogere score te geven op basis van het ISP filter:

• Wanneer je nieuwsbrieven stuurt werk dan met dubbele opt-in bestand, dat betekent dat mensen toestemming hebben gegeven om uw e-mails te ontvangen. Voeg niet ongevraagd mensen toe.
• Daarnaast moet je in je nieuwsbrief de mensen ook duidelijk de mogelijkheid geven om zich te kunnen afmelden/uitschrijven van de mailing.
• Zorg dat je de bounces na een mailing inzichtelijk hebt en verwerk deze resultaten direct. 
• Reply adres moet bestaan, dit mag geen fictief adres zijn als no-reply@bedrijfx.nl.
• Controleer e-mails goed op woorden die spammers ook vaak hanteren zoals gratis, free, euro-tekens en uitroeptekens.
• Gebruik niet teveel afbeeldingen, zorg voor een goede balans tussen tekst en afbeelding. Tip hierbij is dat de boodschap ook moet overkomen bij de ontvanger wanneer de afbeeldingen niet zichtbaar zouden zijn, de afbeeldingen zijn een versterking van de tekst zelf.
• Probeer ontvangers het afzenderadres aan het adresboek te laten toevoegen.
• Last but not least: stuur niet onnodig. Val je ontvangers niet lastig met teveel (voor de gebruiker niet-relevante) nieuwsbrieven.

Heb je nog vragen of wil je graag technische hulp of advies? 
Neem dan contact op met onze supportafdeling.